Was muss bei Außenprüfungen herausgegeben werden? Der BFH hat klargestellt, dass die Finanzverwaltung grundsätzlich berechtigt ist, sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern. Die Finanzverwaltung darf aber mangels einer Rechtsgrundlage kein sog. Gesamtjournal verlangen, das erst noch erstellt werden muss und auch Informationen zu E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.
Der Bundesfinanzhof (BFH) hat mit seinem Beschluss vom 30.04.2025 (XI R 15/23) die Grundsätze zur Vorlage von E-Mails für steuerliche Zwecke konkretisiert.
Sachverhalt im Besprechungsfall
Im Rahmen einer Außenprüfung verlangte das Finanzamt (FA) von B u.a. die Vorlage von E-Mails, die sich auf die Verrechnungspreisdokumentation im Konzern, dem B angehörte, bezog. B verweigerte dies.
Die Klage vor dem Finanzgericht gegen die jeweiligen Bescheide war erfolglos. Auch der BFH teilte diese Ansicht.
Begründung im Besprechungsfall
Einleitend bestätigt der BFH seine bisherigen Grundsätze, dass die gesamte, den betrieblichen Bereich betreffende Korrespondenz aufzubewahren ist, soweit sie sich auf die Vorbereitung, Durchführung oder Rückgängigmachung eines Handelsgeschäfts bezieht.
Dies gilt unabhängig von deren Form und daher auch für E-Mails, wenn sie selbst - und nicht lediglich ihr Anhang - rechnungslegungsrelevante Informationen enthalten. Ansonsten ist jedenfalls der Anhang aufzubewahren.
Die steuerrechtliche Aufbewahrungspflicht erstreckt sich darüber hinaus neben dem Abschluss auch auf die Vorbereitung und ggf. die Durchführung eines Handelsgeschäfts. Dies gilt nach Auffassung des BFH auch für die Dokumentationen über steuerrelevante Konzernverrechnungspreise.
In diesem Zusammenhang stellt der BFH klar, dass der Steuerpflichtige bei der Vorlage, welche Unterlagen steuerlich relevant sind, eine erste Auswahl treffen darf und muss.
Das FA kann dann zwar weitere Unterlagen anfordern, darf aber kein sog. „Gesamtjournal“ in digitaler Form verlangen, wodurch Informationen zu jeder E-Mail-Korrespondenz der B und ihrer Mitarbeiter offengelegt wird.
Das gilt jedenfalls dann, wenn Informationen (insbesondere zur jeweiligen Datensatznummer, zum Absender oder Empfänger der Nachrichten, zum Datum und zur Uhrzeit der jeweils empfangenen oder gesendeten Nachricht sowie zum Betreff und den Anlagen der Nachrichten) hinsichtlich der gesamten E-Mail-Korrespondenz unabhängig davon vorzulegen sind, ob für eine einzelne E-Mail eine Aufbewahrungspflicht besteht.
Soweit sich das Vorlageverlangen auch auf die Vorlage von (Daten zu) E-Mails ohne steuerliche Relevanz erstreckt, ist dies rechtswidrig.
Praxishinweis
Der BFH hat mit seinem Beschluss klargestellt, dass Handels- und Geschäftsbriefe i.S.d. Abgabenordnung auch E-Mails sein können und (digitale) Unterlagen über Konzernverrechnungspreise hiervon ebenfalls erfasst werden.
Die Finanzverwaltung ist im Rahmen der Außenprüfung grundsätzlich dazu berechtigt, vom Steuerpflichtigen sämtliche E-Mails mit steuerlichem Bezug anzufordern.
Mangels Rechtsgrundlage kann sie jedoch kein „Gesamtjournal“ verlangen, das einerseits erst noch erstellt werden müsste und andererseits auch Informationen zu solchen E-Mails enthält, die keinen steuerlichen Bezug haben.
BFH, Beschl. v. 30.04.2025 - XI R 15/23
