Details zur Einführung des besonderen elektronischen Steuerberaterpostfachs

Steuerberater und Steuerberaterinnen müssen ab dem 01.01.2023 verpflichtend über das besondere elektronische Steuerberaterpostfach (beSt) verfügen. Damit soll eine sichere digitale Kommunikation zwischen Steuerberatern, Justiz, Verwaltung und Mandanten gewährleistet werden.

Neben einem einfachen und schnellen Datenaustausch wird die Plattform bzw. das beSt der Authentifizierung und Identifizierung dienen.

Ausgangslage

Bereits seit dem 01.01.2018 verfügt jeder zugelassene Rechtsanwalt in Deutschland über ein besonderes elektronisches Anwaltspostfach (kurz beA), welches ihm eine sichere elektronische Kommunikation zwischen Anwälten und Justizbehörden ermöglicht.

Auch Steuerberater und Steuerberaterinnen sollen in die neuen digitalen Abläufe aller Verwaltungsprozesse eingebunden werden.

Das Gesetz zur Verbesserung des Onlinezugangs zu Verwaltungsleistungen (Onlinezugangsgesetz - OZG) verpflichtet Bund und Länder, ihre Verwaltungsleistungen bis zum 31.12.2022 auch elektronisch über Verwaltungsportale anzubieten.

Damit Steuerberater zukünftig auch in anderen digitalen Ökosystemen untereinander in eigener Person und im Auftrag ihrer Mandanten agieren können, beschloss die Bundessteuerberaterkammer im September 2020 die Errichtung einer Steuerberaterplattform - inklusive Einrichtung eines beSt.

Claudia Kalina-Kerschbaum, Geschäftsführerin der Bundessteuerberaterkammer, stellte in einem Interview zur Steuerberaterplattform dar, dass man den Berufsstand des Steuerberaters zukunftsfest aufstellen wolle: "In Zeiten des neuen Onlinezugangsgesetzes wird es darauf ankommen, dass steuerliche Berater und Beraterinnen in die neuen digitalen Abläufe aller Verwaltungsprozesse eingebunden sind.

Nur so können sie für ihre Mandantschaft Anträge stellen oder Verwaltungsakte empfangen und umfassend beraten. In der ersten Ausbaustufe wird das besondere elektronische Steuerberaterpostfach eine sichere, einheitliche und einfache elektronische Kommunikation ermöglichen.

Das wird wichtig für den Austausch sowohl der Berater untereinander als auch mit den Gerichten, den Behörden, der Finanzverwaltung und anderen freien Berufen sowie den Steuerberaterkammern. In den späteren Ausbaustufen soll die Steuerberaterplattform auch für weitere Anwendungen z.B. mit Rentenversicherungsträgern bereitstehen.

Auch hier stellt sie dann einen sicheren Raum dar, in dem die digitale Identität des Steuerberaters mittels Authentifizierung belegt ist und somit vertrauliche Informationen zu Mandanten ausgetauscht werden können."

Das beSt wird einen wesentlichen Teil der Steuerberaterplattform darstellen und wird eine sichere und einheitliche elektronische Kommunikation sowohl untereinander als auch mit Gerichten, Behörden, Notaren und Rechtsanwälten ermöglichen.

Es wird eine rechtssichere Nutzung von Onlinediensten und beim Versenden von Nachrichten gewährleistet. Gemäß §§ 174, 130 ZPO, 52 FGO sind die Berufsträger dazu verpflichtet worden, Nachrichten mit Gerichten und Behörden mithilfe eines sicheren Übermittlungswegs auszutauschen.

Die Nutzung der klassischen DE-Mail ist nicht geeignet, die Berufsträgereigenschaft zu bestätigen.

Nutzungspflicht des beSt ab 01.01.2023

Das besondere elektronische Postfach wird ab dem 01.01.2023 zur Verfügung stehen. Ab diesem Zeitpunkt unterliegen alle Steuerberater der Verpflichtung, das beSt einzurichten.

Es besteht berufsrechtlich eine passive Nutzungspflicht, d.h., die über das beSt eingehenden Mitteilungen sind zur Kenntnis zu nehmen.

Zusätzlich ist verfahrensrechtlich das beSt als sicherer Übermittlungsweg einzurichten (Einrichtungspflicht).

Lediglich für die Zustellung von elektronischen Dokumenten an die Gerichte wird ab 01.01.2023 eine aktive Nutzungspflicht eingeführt.

Da das beSt lediglich über die Steuerberaterplattform der Bundessteuerberaterkammer genutzt werden kann, ist zusätzlich die einmalige Registrierung mittels Onlineausweis auf dieser unabdingbar.

Hinweis: Ohne eine Registrierung kann keine rechtswirksame Zustellung der Post erfolgen. Die damit verbundenen möglichen Konsequenzen müsste der Steuerberater selbst tragen.

 

Unter der Einrichtungspflicht versteht man, dass der Steuerberater als Inhaber des beSt die für die Nutzung erforderlichen technischen Einrichtungen bereitstellen muss.

Zusätzlich hat der Steuerberater gem. § 86d Abs. 6 StBerG sowohl die Zustellungen als auch den Zugang von Mitteilungen über das beSt zur Kenntnis zu nehmen.

Die Steuerberaterkammern werden zukünftig das Postfach als sicheren Kommunikationsweg nutzen, um ihren Mitgliedern wichtige Nachrichten, wie z.B. Ladungen, Bescheide oder elektronische Wahlunterlagen, zu übersenden.

Daher ist es wichtig, dass der Steuerberater sein beSt regelmäßig auf Eingänge überprüft.

Einrichtung und Voraussetzungen des beSt/der Steuerberaterplattform

Zur Einrichtung sind alle Steuerberater und Steuerbevollmächtigten sowie Ausübungsgemeinschaften verpflichtet. Auch Berufsträger, welche nicht selbständig, sondern angestellt tätig sind, unterliegen der berufsrechtlichen Verpflichtung zur Einrichtung eines beSt.

Auch Rechtsanwälte, welche bereits ein beA verwenden, unterliegen als Steuerberater zusätzlich der Einrichtungspflicht eines eigenen beSt.

In einem ersten Schritt wird im Hinblick auf die Einrichtung und den Betrieb der Steuerberaterplattform das beSt eingerichtet, um eine Anbindung an den EGVP-Verbund zu ermöglichen (EGVP = elektronisches Gerichts- und Verwaltungspostfach), und zur Authentifizierung von Teilnehmern.

In einem nächsten Schritt wird die Steuerberatungsplattform um weitere Funktionalitäten erweitert. Die Einrichtungskosten der Steuerberaterplattform übernimmt die Bundessteuerberaterkammer.

Für die Verwendung des beSt werden voraussichtlich jährlich laufende Kosten in Höhe von ca. 50 € anfallen.

Ob und in welcher Höhe die laufenden Kosten durch jedes einzelne Mitglied an die regionalen Kammern entrichtet werden müssen, unterliegt der jeweiligen Satzung der Kammern. Hier bleiben die Entscheidungen der einzelnen Kammern abzuwarten.

Damit eine reibungslose Nutzung des beSt gewährleistet werden kann, müssen alle Berufsträger und Ausübungsgesellschaften einige Vorbereitungsmaßnahmen treffen.

Erforderlich ist, dass die in der Steuerkanzlei eingesetzte Fachsoftware auf das persönliche beSt zugreifen kann.

Sollte die Kanzlei keine integrierte Fachsoftware im Einsatz haben, so wird es einen Basis-Client geben, welcher zum Versand und zum Empfang von Nachrichten eingesetzt werden kann.

Die bekannten Anbieter von Fachsoftware haben bereits bekanntgegeben, dass entsprechende Schnittstellen eingerichtet werden.

Zusätzlich ist eine einmalige Identifizierung und Authentifizierung notwendig. Diese erfolgt über den persönlichen Online-Ausweis.

Im Zuge der Authentifizierung erfolgt zudem ein Abgleich der Berufsträgereigenschaft mit dem Berufsregister der jeweiligen regionalen Steuerberaterkammer als Selbstverwaltungsorgan.

Hierdurch wird eine zentrale Steuerberater-Identität mit Berufsträgereigenschaft und hohem Vertrauensniveau geschaffen. Als Hardwarekomponente ist ein zertifizierter Kartenleser notwendig, alternativ dazu kann ein NFC-fähiges, unterstütztes Smartphone/Tablet verwendet werden.

Mittels dieses NFC-fähigen Smartphones/ Tablets in Kombination mit dem Online-Ausweis - mit aktivierter Online-Ausweis-funktion - und der sog. AusweisApp2 können dann die Ausweisdaten bei Eingabe der persönlichen Geheimnummer (PIN), elektronisch übermittelt werden.

Austausch über das beSt

Sind alle technischen Voraussetzungen gegeben und die Authentifizierung abgeschlossen, so steht der Nutzung des persönlichen Postfachs nichts mehr im Wege.

So können eingetragene Steuerberater/-innen sowie Steuerberatungs- und Ausübungsgesellschaften, mit Steuerberaterkammern, Gerichten, Behörden, der Finanzverwaltung und mit anderen Berufsträgern, wie Rechtsanwälten und Notaren, untereinander kommunizieren.

Zudem ist eine Kommunikation auch mit Mandanten möglich, welche sich ein besonderes elektronisches Bürger- und Organisationenpostfach (kurs eBO) eingerichtet haben. Die Kommunikation zwischen dem Finanzamt und dem Steuerberater wird jedoch weiterhin über ELSTER abgewickelt.

Die Nachrichten werden über das beSt Ende-zu-Ende verschlüsselt. Damit aber nicht nur Sie als Einzelperson die Nachrichten in Ihrem Postfach lesen können, sieht das Konzept ein Berechtigungskonzept für Kanzleimitarbeiter für den Nachrichtenabruf über die jeweilige Fachsoftware vor.

So kann sichergestellt werden, dass auch bei eigener Abwesenheit auf das Postfach zugegriffen werden kann.

Für Steuerberatungs- und Berufsausübungsgemeinschaften wird die Bundessteuerberaterkammer ein sog. "Gesellschaftspostfach" einrichten. So wird der Zugriff für alle Gesellschafter auf das Postfach ermöglicht.

Fazit

Es bleibt abzuwarten, ob die Inbetriebnahme zum 01.01.2023 reibungslos funktionieren wird. Bereits jetzt ist es wichtig zu wissen: Der technische Dienstleister (DATEV eG) wird ein umfangreiches Servicekonzept für den Kundenservice anbieten.

Anvisiert ist ein telefonischer Support zu den üblichen Bürozeiten. Zudem ist die Zurverfügungstellung von Selbsthilfemedien ergänzend geplant.

Nun heißt es, auf den Registrierungsbrief der Steuerberaterkammer zu warten und, falls noch nicht geschehen, einen Termin im Bürgeramt zu vereinbaren, um den Online-Ausweis zu beantragen.

Hier ist uns allen bekannt, dass mit Wartezeiten für einen Termin zu rechnen ist. Falls Sie nur Ihre persönliche PIN zum Online-Ausweis verlegt haben sollten oder die Online-Ausweisfunktion noch aktivieren müssen, so können Sie sich den Gang zum Bürgeramt ersparen.

Nutzen Sie einfach die Aktivierungsmöglichkeit online unter www.pin-ruecksetzbrief-bestellen.de.

Hier erhalten Sie dann im Anschluss einen Brief inklusive Aktivierungscode, QR-Code und neuer PIN, welcher an Ihre Meldeadresse automatisch versendet wird.

 

Autorin: Julia Goldbaum, Steuerberaterin, Dipl.-Finanzwirtin

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