Wie Arbeitgeber die Nutzenerstattung für das Corona-Homeoffice gestalten sollten

Schlagworte: Homeoffice, Aufwandsentschädigung, Telekommunikationskosten

Fragestellung

Eine GmbH beabsichtigt, einem Mitarbeiter aufgrund der Corona-Situation zu erlauben, seine Tätigkeit für die Firma in seiner Wohnung auszuüben.

Die Wohnung hat 2 Zimmer, Küche, Bad. Die Miete beträgt 450,00 EUR. Für seine Bürotätigkeit hat der Mitarbeiter einen Tisch für den betrieblichen Laptop zur Verfügung.

Es soll vereinbart werden, dass die GmbH dem Mitarbeiter folgende monatlichen Aufwandsentschädigungen (möglichst steuerfrei) zahlt:

  1. 150,00 EUR Homeoffice
  2. 60,00 EUR Handygebühren
  3. 40,00 EUR Internetkosten.

Handy- und Internetvertrag lauten auf den Arbeitnehmer. Bei den zu erstattenden Kosten handelt es sich um die gesamten Rechnungsbeträge.

  • Ist die pauschale Nutzungserstattung für das Homeoffice so möglich?
  • Sind die Erstattungen der Telekommunikationskosten steuerfrei möglich (etwa entsprechend § 3 Nr. 45 EStG)?

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Kurzgutachten

Stehen Arbeitsmittel im Eigentum des Arbeitnehmers und zahlt der Arbeitgeber für die betriebliche Verwendung eine Vergütung, gehört diese als Werbungskostenersatz zum steuer- und beitragspflichtigen Entgelt.

Die Aufwendungen für die Arbeitsmittel kann der Arbeitnehmer als Werbungskosten bei der Einkommensteuer-Veranlagung geltend machen.

Sonderfall: Vereinbaren Arbeitgeber und Arbeitnehmer vertraglich die Vermietung des als Homeoffice genutzten Arbeitszimmers an den Arbeitgeber, liegt für den Arbeitnehmer mit Zufluss der Mieterlöse regelmäßig steuerpflichtiges Entgelt vor. Lediglich bei der Einordnung zu den einkommensteuerlichen Einkunftsarten kommt es gemäß laufender Rechtsprechung und nach Ansicht der Finanzverwaltung im Wesentlichen auf die Interessenszuordnung der Vereinbarung an.

Demnach gilt:

Wird die Vereinbarung im Wesentlichen im Interesse des Arbeitnehmers abgeschlossen, mit dem Ziel die Fahrzeiten einzusparen, ist die Erstattung der Kosten für die Miete durch den Arbeitgeber eine Gegenleistung für die durch den Arbeitnehmer zur Verfügung gestellte Arbeitskraft. Die Einnahmen aus der Erstattung der Miete stellen damit bei dem Arbeitnehmer Arbeitslohn (§ 19 EStG) dar und sind im Rahmen der Lohnabrechnung durch den Arbeitgeber entsprechend zu berücksichtigen und dem Lohnsteuerabzug zu unterwerfen. Hingegen ist eine Vereinbarung, welche im überwiegenden Interesse des Arbeitgebers geschlossen wird, bspw. damit Arbeitsplätze vor Ort im Unternehmen eingespart werden, regelmäßig ausschlaggebend dafür, dass die Mietvereinbarung für den Arbeitnehmer zu Einkünften aus Vermietung und Verpachtung (§ 21 EStG) führt.

Voraussetzung ist hierfür, dass es sich um ein steuerlich anzuerkennendes Arbeitszimmer handelt. Dies ist im vorliegenden Sachverhalt (Nutzung eines Schreibtisches in einer 2-Zimmer-Wohnung) nicht gegeben.

Bei arbeitnehmereigenen Geräten stellt sich die Frage, in welchem Umfang der Arbeitgeber für die vom privaten Telefon des Arbeitnehmers geführten beruflich veranlassten Gespräche steuerfreien Auslagenersatz nach § 3 Nr. 50 EstG gewähren kann. Hierunter fallen neben der beruflichen Verwendung des privaten Telefonabschlusses des Arbeitnehmers auch die berufliche Verwendung des privaten Internetanschlusses in der Wohnung des Arbeitnehmers sowie die berufliche Verwendung des arbeitnehmereigenen Mobiltelefons oder Autotelefons. Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den privaten Telefonkosten sind nicht steuerfrei, sondern grundsätzlich steuer- und beitragspflichtig.

Hierbei kommen in Betracht:

  • Auslagenersatz aufgrund des Einzelnachweises der beruflichen Kosten, ggf. mit vereinfachter Nachweisführung über einen Zeitraum von 3 Monaten:
    Ersetzt der AG dem AN die Kosten für berufliche Gespräche vom Privatanschluss des AN, ist dieser Arbeitgeberersatz als Auslagenersatz steuerfrei, wenn die Aufwendungen für die beruflichen Gespräche im Einzelnen nachgewiesen werden (§ 3 Nr. 50 EstG).
  • Kleinbetragsregelung:
    Ergänzend zur vereinfachten Nachweisführung für einen Dreimonatszeitraum gilt eine Kleinbetragsregelung, die den steuerfreien pauschalen Auslagenersatz bei privaten Telekommunikationsendgeräten unabhängig vom Umfang der beruflichen Nutzung zulässt. Danach kann der Arbeitgeber ohne weitere Prüfung bis zu 20% des vom AN vorgelegten Rechnungsbetrags, höchstens jedoch 20 € monatlich steuerfrei ersetzen, wenn dem jeweiligen AN erfahrungsgemäß beruflich veranlasste Telekommunikationsaufwendungen entstehen (R 3.50 Abs. 2 S. 4 LStR). Die monatlichen Rechnungen des Telekommunikationsanbieters sind als Belege zum Lohnkonto zu nehmen. Der monatliche Durchschnittsbetrag, der sich aufgrund dieser Kleinbetragsregelung für einen repräsentativen Dreimonatszeitraum ergibt, kann wie bei der vereinfachten Nachweisführung als pauschaler Auslagenersatz so lange steuerfrei fortgeführt werden, bis sich die Verhältnisse (z.B. aufgrund geänderter Berufstätigkeit) wesentlich ändern.
    Die vorstehend beschriebene Kleinbetragsregelung (bis zu 20% des Rechnungsbetrags, höchstens 20€ monatlich) ist auch dann anzuwenden, wenn bei einer Flatrate keine aussagekräftigen Aufzeichnungen über den beruflichen und privaten Nutzungsumfang vorhanden sind.

Somit ist eine monatliche Pauschal - Erstattung in Höhe von 60 € zu den Kosten eines arbeitnehmereigenen Mobiltelefons nicht steuer- und sozialversicherungsfrei möglich, sondern lediglich eine pauschale Erstattung von 20% der monatlichen Kosten, max. 20 € monatlich.

Barzuschüsse des Arbeitgebers zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für dessen privaten Internetanschluss sind zwar steuerpflichtiger Arbeitslohn, die Lohnsteuer kann jedoch mit 25% pauschaliert werden (§ 40 Abs. 2 S. 1 Nr. 5 S. 2 EstG). Diese Pauschalierung mit 25% löst Beitragsfreiheit in der Sozialversicherung aus (§ 1 Abs. 1 S. 1 Nr. 3 SvEV).

Für die Pauschalierung von Arbeitgeberzuschüssen zu den Aufwendungen des Arbeitnehmers für die Internetnutzung gilt folgendes: Zu den pauschalierbaren Aufwendungen für die Internetnutzung gehören sowohl die laufenden Kosten (Grundgebühr, laufende Gebühren, Flatrate), als auch die Kosten der Einrichtung des Internetzugangs (Modem, Anschluss, Zuschüsse zu AHK des PC).

Aus Vereinfachungsgründen kann der AG den vom AN angegebenen Betrag für die laufende Internetnutzung ohne weitere Prüfung pauschalieren, soweit dieser 50 € monatlich nicht übersteigt. Voraussetzung ist, dass ihm die Aufwendungen für die laufende Internetnutzung in Höhe des Betrags entstehen, den der Arbeitgeber ersetzt. Der Arbeitgeber hat diese Erklärung als Beleg zum Lohnkonto aufzubewahren (R 40.2 Abs. 5 S. 7 und 8 LStR).

Möchte der AG mehr als 50 € monatlich erstatten und mit 25% pauschalieren, muss der Arbeitnehmer für einen repräsentativen Zeitraum von 3 Monaten die entstandenen Aufwendungen im Einzelnen nachweisen (R 40.2 Abs. 5 S. 9 i.V.m. R 3.50 Abs. 2 S. 2 LStR). Der sich danach ergebende monatliche Durchschnittsbetrag darf der Pauschalierung für die Zukunft so lange zugrunde gelegt werden, bis sich die Verhältnisse wesentlich ändern.

Soweit die pauschal besteuerten Barzuschüsse auf Werbungskosten entfallen, ist ein Werbungskostenabzug durch den Arbeitnehmer grundsätzlich ausgeschlossen. Die Finanzverwaltung lässt allerdings zugunsten des AN zu, dass die pauschal besteuerten Zuschüsse zunächst auf die privat veranlassten Internetkosten angerechnet werden. Darüber hinaus wird bei Zuschüssen bis zu 50 € monatlich von einer Anrechnung der pauschal besteuerten Zuschüsse auf die Werbungskosten des Arbeitnehmers generell abgesehen (R 40.2 Abs. 5 S. 11 und 12 LStR).

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