Wenn Sie versuchen, Mandanten von der Digitalisierung zu überzeugen, sollten Sie in Ihrer Kanzlei mit gutem Beispiel vorangehen. Wir zeigen Ihnen, welche Hardware sinnvoll ist, um sich die Arbeit zu erleichtern und Ihre Kanzlei bei Ihren Mandanten als digitalen Vorreiter zu präsentieren.
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Zeit sparen durch Anrufe per Klick
Schnelle und unkomplizierte Erreichbarkeit wird Ihren Mandanten immer wichtiger. Gleichzeitig wollen Sie flexibel und mobil Arbeiten. Damit Sie über Ihre Bürotelefonnummer auch unterwegs oder im Homeoffice erreichbar sind, sollten Sie Voice over IP (VoIP) einsetzen. Dafür benötigen Sie eine VoIP-fähige Telefonanlage.
Mit Zusatzsoftware können Sie sogar aus Ihren Programmen heraus Mandanten anrufen, ohne Telefonnummern eintippen zu müssen. Das kann viel Zeit sparen.
Was die Umstellung auf VoIP kostet, hängt von der vorhandenen Ausstattung ab. Falls Sie noch keinerlei Ausstattung haben, rechnen Sie je nach Kanzleigröße mit Umstellungskosten zwischen 2.000 € und 4.000 €.
Tipp: SwyxIt! oder Estos Pro Call sind gute Anbieter, mit denen eine reibungslose Umstellung auf IP-Telefonie gelingt, gerade auch, weil sie sich mit vielen Softwarelösungen wie z.B. DATEV und Ihrem Smartphone koppeln lassen.
Mindestens zwei Arbeitsplatzbildschirme sind Pflicht
Für das digitale Belegbuchen benötigen Sie mindestens zwei 24-Zoll-Monitore. Auf einem läuft die Kanzleisoftware, auf dem anderen werden digitale Belege angezeigt. Dafür sollte der zweite Monitor auch ins Hochformat gedreht werden können.
Im Kanzleialltag hat sich der Monitor von Samsung mit der Bezeichnung S24E650XW bewährt. Er ist mit 150 € netto dabei preiswert.
Präsentationen für Mandanten auf einem großen Bildschirm
Zeigen Sie Ihren Mandanten Auswertungen nicht mehr in Papierform. Ihr Besprechungsraum sollte mit einem Flachbildschirm ausgestattet sein, auf dem Sie Präsentationen der Bilanz etc. zeigen können.
Verfügen Sie über mehrere Räume, eignet sich eine mobile Monitorhalterung, um auch in anderen Räumen präsentieren zu können. Achten Sie darauf, dass man von überall genügend groß sehen kann. Für größere Räume sollte ein Monitor mindesten 65 Zoll Bildschirmdiagonale haben.
Tipp: Werden Großbildschirme nicht für Besprechungen gebraucht, können Sie Dienstleistungen Ihrer Kanzlei darauf zeigen. So können Sie Mandanten bei Wartezeiten auf Ihre Leistungen aufmerksam machen.
Warum Dokumentenscanner besser sind als Multifunktionsgeräte
Wollen Sie Buchhaltungen intern digitalisieren, benötigen Sie einen Dokumentenscanner mit Stapeleinzug. Belege lassen sich damit schneller verarbeiten als mit Multifunktionsgeräten.
Am besten schaffen Sie sich zusätzlich zum Dokumentenscanner eine geeignete Scan-Lösung an, mit der komplette Pendelordner in kürzester Zeit digitalisiert werden.
Die Kombination aus Scanner und Software ermöglicht Ihnen, doppelseitig zu scannen, Leerseiten automatisch zu löschen und verschiedene Formate gleichzeitig zu scannen. Außerdem können mittels Barcode-Stempel auf Rechnungen Dokumente automatisch getrennt werden.
Auf dem Markt gibt es mittlerweile viele Lösungen. ScanMachine oder ScannerBox sind empfehlenswert. Die Kosten variieren je nach Umfang zwischen einmalig 1.200 € und bis zu 350 € monatlich im Dreijahresvertrag. Hier hängt es stark davon ab, ob Sie zusätzliche Hardware mieten und wie hoch das Scan-Volumen ist.
Stefan Homberg
