Projektmanagement und Kanzleiorganisation: Hier gibt es jede Menge Ansatzpunkte für digitale Prozesse

Wenn es darum geht, Prozesse in der Steuerkanzlei zu optimieren, dann sind digitale Lösungen unschlagbar. Wie Sie den digitalen Wandel in Projektmanagement und Kanzleiorganisation schaffen und dabei effizienter und weniger fehleranfällig arbeiten, erfahren Sie in den folgenden Beiträgen. 

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Neue Fortbildungsprozesse FAIT

In diesem Jahr werden die ersten Lehrgänge zur Vorbereitung auf die neue Fortbildungsprüfung FAIT beginnen (Fachassistent/-in Digitalisierung und IT-Prozesse). Was hat es mit dieser neuen Qualifikation auf sich? An wen richtet sich diese Prüfung? Wie sind die Zulassungsvoraussetzungen? Alles Wissenswerte zur neuen Fortbildungsprüfung haben wir Ihnen in diesem Beitrag zusammengefasst. Hier mehr erfahren. 

Kanzlei-Homepage: Passende Ziele für eine erfolgreiche Homepage formulieren

Ihre Homepage spielt eine wichtige Rolle für den Kontakt nach außen. Was müssen Sie bei einem neuen Werbeauftritt beachten? Wen wollen Sie ansprechen? Und welche Informationen und Services sind für Ihre Zielgruppe jetzt eigentlich wichtig? Dieser Beitrag beantwortet Ihnen diese und viele weitere Fragen. Hier mehr erfahren. 

Ablaufoptimierung über einen digitalisierten Posteingang

Mittels Prozessoptimierung können Sie sicherstellen, optimalen Nutzen aus Ihrer Arbeit zu schöpfen und Ihre Arbeitszeit sinnvoll zu nutzen. Denn es kann jede Tätigkeit einer Steuerberatungskanzlei als Prozess dargestellt und somit auch optimiert werden. Wie das funktioniert, zeigt dieser Beitrag am Beispiel des Posteingangs. Klicken Sie hier und erfahren Schritt für Schritt, wie Sie Ihren eigenen Posteingang optimal digitalisieren. 

 

So können Sie mit einem Ticketsystem erfolgreich den Überblick über offene Mandantenfälle behalten

Mandantenanfragen erfolgen meist über multiple Wege. Per Mail, am Telefon, oder persönlich - da kann es kompliziert sein, alle Anfragen in gewünschter Reihenfolge im Blick zu behalten. Ein Ticketsystem stellt eine elegante Lösung für dieses Problem dar. Auch Sie können ein solches in Ihrer Kanzlei einführen und damit ihren Arbeitsalltag effektiver gestalten. Wie das geht erfahren Sie, wenn Sie hier klicken.

 

Drei Tools, mit denen die Zusammenarbeit auch aus dem Homeoffice reibungslos funktioniert

Die meisten Kanzleimitarbeiter mussten durch Corona ganz plötzlich ins Homeoffice. Das birgt viele Probleme der Zusammenarbeit, die gelöst werden müssen. Wir stellen Ihnen drei nützliche Tools vor, die Ihnen dabei helfen, dass Teamarbeit von zu Hause aus nicht leiden muss. Hier mehr erfahren.

 

Wenn direkter Kontakt nicht möglich ist: So halten Sie gute Webmeetings

Personalgespräche, Mandantengespräche oder Projektbesprechungen werden persönlich geführt. Ohne direkten Kontakt geht das auch mit Webmeetings. Aber die haben einige Tücken. Angefangen mit der Technik bis zu Verständnisschwierigkeiten, weil alle durcheinandersprechen. Lesen Sie hier, wie Sie Webmeetings ganz einfach erfolgreich organisieren und durchführen. Hier mehr erfahren. 

 

Wann eine elektronische Signatur eine händische Unterschrift ersetzt

„Wir führen die elektronische Signatur ein.“ So einfach sich dies im ersten Moment anhört, ist es leider nicht. Denn wenn es darum geht, die handschriftliche Unterschrift zu ersetzen, müssen strenge Voraussetzungen erfüllt werden. Schließlich geht es um die Beweiskraft auch in Rechtsgeschäften. Lesen Sie hier, wie Sie elektronische Signaturen in Ihrer Kanzlei einsetzen und was Sie dabei beachten müssen. Hier mehr erfahren.

 

"Digital Jetzt": Sichern Sie sich einen Digitalisierungszuschuss von bis zu 70 % für Ihre Kanzlei

Kleine und mittlere Unternehmen können sich seit kurzem bei Investitionen in ihre Digitalisierung durch das Bundeswirtschaftsministerium unterstützen lassen. Das Programm nennt sich „Digital Jetzt“ und kann auch von Steuerkanzleien beantragt werden. Möglich ist die Förderung von IT-Anschaffungen, aber auch von Fortbildungsmaßnahmen für Mitarbeiter*innen. Lesen Sie hier, was Sie bei bei der Beantragung der Förderung beachten müssen.

 

Gemeinsame Bearbeitung von Dokumenten über "MS Teams"

 Mit der Anwendung  "Microsoft Teams" haben Sie und ihre Kolleg*innen die Möglichkeit trotz Homeoffice Dokumente in Teambesprechungen zu bearbeiten. Auf diese Weise können Unsicherheiten und mehrere kursierende Versionen von Dokumenten vermieden werden. So kann Online-Zusammenarbeit ganz leicht im Alltag funktionieren. Klicken Sie hier und erfahren Sie Schritt für Schritt, wie Sie das Programm im Arbeitsalltag nutzen können.

 

Digitaler Kalender: Terminkoordination mit geteilten Kalendern

Eine effektive Zeitplanung ist für einen geregelten Kanzleialltag unabdingbar. Nur so wird gewährleistet, dass keine Termine oder Fristen versäumt werden, um Mandant*innen den bestmöglichen Service zu bieten. Es empfiehlt sich dafür die Nutzung eines digitalen Kalenders, der die Möglichkeit bietet, schnell und unkompliziert Termine für das gesamte Team zu planen und zu organisieren. Im folgenden Artikel erfahren Sie, wie Sie am Beispiel von Outlook 365 Zugriff auf den Kalender ihrer Kollegen*innen bekommen, um sich so aufeinander abstimmen zu können. Klicken Sie hier und erfahren Sie, wie Sie auch für Ihre Kanzlei einen digitalen Kalender einrichten können.

Empfehlungen der Redaktion - Digitalisierung in der Steuerberatung

 

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