Arbeitgeber müssen gem. § 41b EStG bis zum 28. Februar des Folgejahres der Steuerverwaltung die elektronische Bescheinigung zur Lohnsteuer übermitteln. Das BMF hat jetzt ein Schreiben zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2015 veröffentlicht. Der vom BMF bereitgestellte Leitfaden zu den Bescheinigungspflichten berücksichtigt u.a. Änderungen im Reisekostenrecht und bei den Sozialbeiträgen.
Hintergrund des aktuellen BMF-Schreibens
Dieses Schreiben bezieht sich auf das Schreiben vom 28.08.2013, in dem das BMF bereits ausführlich auf die Verpflichtung zur Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung eingeht. Das aktuelle Schreiben passt den Inhalt des letztjährigen Schreibens an die zwischenzeitlichen Gesetzesänderungen an. Insbesondere geht das BMF auf das neue Reisekostenrecht sowie die geänderten Sozialversicherungsbeiträge ein.
Arbeitgeberpflichten bei der Übermittlung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Jeder Arbeitgeber ist grundsätzlich verpflichtet, der Finanzverwaltung bis zum 28.02. des Folgejahres eine elektronische Lohnsteuerbescheinigung zu übermitteln. Die Daten sollen nach amtlich vorgeschriebenem Datensatz nach Maßgabe der Steuerdaten-Übermittlungsverordnung authentifiziert übermittelt werden. Der Datenübermittler muss das Zertifikat für die Authentifizierung einmalig im ElsterOnline-Portal (www.elsteronline.de) beantragen. Ohne Authentifizierung lässt sich die Lohnsteuerbescheinigung nicht elektronisch übermitteln.
Der Arbeitgeber muss seinem Arbeitnehmer einen nach amtlich vorgeschriebenem Muster gefertigten Ausdruck der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung mit Angabe der Identifikationsnummer (IdNr.) aushändigen oder elektronisch bereitstellen (§ 41b Absatz 1 Satz 3 EStG). Hat der Arbeitnehmer keine IdNr. erhalten oder diese seinem Arbeitgeber nicht mitgeteilt, kann die elektronische Übermittlung der Lohnsteuerbescheinigung mit der eTIN (= elektronische Transfer-Identifikations-Nummer) erfolgen.
Das BMF-Schreiben erläutert kurz (auf gut 13 Seiten), welche Angaben zu den einzelnen Nummern des Ausdruckes zu machen sind. Dabei werden die Neuerungen im Vergleich zum Schreiben vom 28.08.2013 fett gedruckt und damit optisch hervorgehoben.
Ausnahme von der Erteilung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung
Hat der Arbeitgeber die Lohnsteuer ausschließlich nach den §§ 40 bis 40b EStG pauschal erhoben, besteht keine Verpflichtung zur Erstellung einer elektronischen Lohnsteuerbescheinigung.
Ferner kann ausnahmsweise eine Besondere Lohnsteuerbescheinigung von Arbeitgebern ausgestellt werden, denen das Betriebsstättenfinanzamt gestattet hat, dass sie nicht am elektronischen Abrufverfahren teilnehmen (§§ 39e Abs. 7, 41b Abs. 1 Sätze 4 bis 6 EStG).
Dies kommt vor allem für Arbeitgeber in Betracht, die ausschließlich Arbeitnehmer im Rahmen einer geringfügigen Beschäftigung in ihren Privathaushalten i.S.d. § 8a SGB IV beschäftigen. Bezüglich der Einzelheiten zur Erteilung der Lohnsteuerbescheinigungen verweist das Schreiben auf § 41b EStG sowie R 41b LStR. Den erforderlichen Vordruck kann der Arbeitgeber kostenlos vom Finanzamt anfordern.
Hinsichtlich der inhaltlichen Angaben zu den einzelnen Nummern wird auf die Angaben zur elektronischen Lohnsteuerbescheinigung verwiesen. Bei der Besonderen Lohnsteuerbescheinigung sind nur zu den Nummern 1 bis 16 Angaben zu machen.
Praxishinweis
Das BMF-Schreiben ist für die Praxis ein hilfreicher Leitfaden, weil es zum einen kurz darstellt, welche Angaben zu den einzelnen Feldern gemacht werden sollen, und zum anderen die geforderten Angaben im Hinblick auf die erfolgten Neuerungen (u.a. zum Reisekostenrecht und den Sozialversicherungsbeiträgen) anpasst.
Vor diesem Hintergrund sollten sowohl Arbeitgeber als auch deren steuerliche Berater, die die Lohn- und Gehaltsabrechnung für diese übernehmen, das BMF-Schreiben gründlich lesen, um eventuelle Probleme bei der Ausstellung der elektronischen Lohnsteuerbescheinigung ab 2015 zu vermeiden.
BMF-Schreiben v. 15.09.2014 - IV C 5 - S - 2378/14/10001, DOK: 2014/0269664
BMF-Schreiben v. 28.08.2013 - IV C 5 - S - 2378/13/10002; DOK: 2013/0272073
Quelle: StB und Fachanwalt für Steuerrecht Axel Scholz