Die Finanzverwaltung veröffentlicht weitere Anwendungshinweise zur seit diesem Jahr geltenden Reisekostenreform und regelt das neue Reisekostenrecht für Arbeitnehmer. Erläutert werden dabei u.a. Einzelheiten zur „ersten Tätigkeitsstätte“, Verpflegungspauschale und Mahlzeitengestellung. Das BMF aktualisiert und ersetzt damit das bereits am 30.09.2013 hierzu veröffentlichte Schreiben.
Mit Schreiben vom 30.09.2013 hatte das BMF seine Auffassung zu den Neuregelungen des Reisekostenrechtes ab 01.01.2014 detailliert dargestellt. Nun, ein gutes Jahr später hat es dieses Schreiben in einigen Punkten klargestellt und teilweise erweitert (Änderungen sind im BMF-Schreiben durch Fettdruck hervorgehoben). Insbesondere enthält das neue Schreiben Änderungen gegenüber dem Einführungsschreiben vom 30.09.2013 u.a. zu folgenden Themen:
Erste Tätigkeitsstätte
Einleitend stellt das BMF fest, dass eine Tätigkeitsstätte eine von der Wohnung getrennte, ortsfeste betriebliche Einrichtung ist. Ein Arbeitnehmer, der über keine erste Tätigkeitsstätte verfügt, ist daher stets außerhalb seiner Wohnung auswärts tätig. Hinsichtlich der Zuweisung der ersten Tätigkeitsstätte sind nach Ansicht des BMF allein die Festlegungen des Arbeitgebers und die im Rahmen des Dienstverhältnisses erteilten Weisungen maßgebend.
Auswärtstätigkeiten
Für den Fall, dass ein Arbeitnehmer an einem Kalendertag mehrfach oder über Nacht (an zwei Kalendertagen ohne Übernachtung) auswärts tätig ist, werden die Abwesenheitszeiten dieser Tätigkeiten zusammengerechnet. Im Fall der Tätigkeit über Nacht können sie für den Kalendertag berücksichtigt werden, an dem der Arbeitnehmer den überwiegenden Teil der insgesamt mehr als acht Stunden abwesend ist.
Eine mehrtägige auswärtige Tätigkeit mit Übernachtung nimmt das BMF dann an, wenn die berufliche Auswärtstätigkeit über Nacht ausgeübt wird und sich daran eine Übernachtung am Tage sowie eine weitere Tätigkeit über Nacht anschließt. Es spielt keine Rolle, ob für die Übernachtung tatsächlich Übernachtungskosten anfallen.
Bei Auswärtstätigkeiten in verschiedenen ausländischen Staaten ermittelt die Finanzverwaltung die Verpflegungspauschalen am An- und Abreisetag künftig folgendermaßen:
- Bei einer Anreise vom Inland ins Ausland oder vom Ausland ins Inland jeweils ohne Tätigwerden ist die Verpflegungspauschale des Ortes maßgebend, der vor 24.00 Uhr erreicht wird.
- Bei einer Abreise vom Ausland ins Inland oder vom Inland ins Ausland ist die Verpflegungspauschale des letzten Tätigkeitsortes maßgebend.
Betriebliche Einrichtungen bei großräumigem Gelände
Werden im Rahmen einer beruflichen Tätigkeit mehrere ortsfeste betriebliche Einrichtungen innerhalb eines großräumigen Werks- oder Betriebsgeländes aufgesucht, geht das BMF von der Tätigkeit an einer Tätigkeitsstätte aus. Handelt es sich hingegen um einzelne ortsfeste betriebliche Einrichtungen verschiedener Auftraggeber oder Kunden, nimmt das BMF mehrere Tätigkeitsstätten an, und zwar auch dann, wenn die Tätigkeitsstätten in unmittelbarer räumlicher Nähe zueinander liegen.
Mahlzeitengestellung
Zu den vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellten Mahlzeiten zählt das BMF auch die z.B. im Flugzeug, im Zug oder auf einem Schiff während einer Beförderung unentgeltlich angebotenen Mahlzeiten, sofern die Rechnung für das Beförderungsticket auf den Arbeitgeber ausgestellt ist und von diesem dienst- oder arbeitsrechtlich erstattet wird.
Die Verpflegung muss dabei nicht offen auf der Rechnung ausgewiesen werden. Nur wenn z.B. anhand des gewählten Beförderungstarifs feststeht, dass es sich um eine reine Beförderungsleistung handelt, bei der keine Mahlzeiten unentgeltlich angeboten werden, nimmt das Schreiben keine Mahlzeitengestellung an.
Auch ein vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellter Snack oder Imbiss (z.B. belegte Brötchen, Kuchen, Obst), der während einer auswärtigen Tätigkeit angeboten wird, wird vom BMF als Mahlzeit eingestuft, die zur Kürzung der Verpflegungspauschale führt. Eine feste zeitliche Grenze für die Frage, ob ein Frühstück, Mittag- oder Abendessen zur Verfügung gestellt wird, verneint das BMF. Ausschlaggebend ist vielmehr, ob die zur Verfügung gestellte Verpflegung an die Stelle einer Mahlzeit tritt, die üblicherweise zu der entsprechenden Zeit eingenommen wird.
Für das BMF ist hinsichtlich der gesetzlich vorgeschriebenen pauschalen Kürzung der Verpflegungspauschalen ohne Bedeutung, ob die vom Arbeitgeber zur Verfügung gestellte Mahlzeit vom Arbeitnehmer tatsächlich eingenommen wird oder ob die Aufwendungen für die vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit geringer sind als der jeweilige pauschale Kürzungsbetrag. Die Kürzung kann nur unterbleiben, wenn der Arbeitgeber keine Mahlzeit zur Verfügung stellt, z.B. weil er die entsprechende Mahlzeit abbestellt oder der Arbeitnehmer die Mahlzeit selbst bestellt und bezahlt.
Bei der Hingabe von Essensmarken durch den Arbeitgeber im Rahmen einer beruflichen Auswärtstätigkeit des Arbeitnehmers verneint das Schreiben für den Regelfall eine vom Arbeitgeber gestellte Mahlzeit, vielmehr nimmt es lediglich eine Verbilligung der vom Arbeitnehmer selbst bestellten und bezahlten Mahlzeit an.
Zeitliche Geltung
Das neue Schreiben gilt grundsätzlich mit Wirkung ab 01.01.2014. Lediglich bezüglich der Regelungen zu Mahlzeiten im Flugzeug, Schiff oder Zug wird es von der Finanzverwaltung nicht beanstandet, wenn diese erst ab 01.01.2015 angewendet werden.
Praxishinweis
Das BMF hat mit seinem Schreiben zu einigen Streitfragen Stellung genommen, was grundsätzlich zu begrüßen ist. Allerdings ist es unglücklich, dass dies rund zehn Monate nach dem Inkrafttreten der gesetzlichen Neuregelungen geschieht, nachdem es rund zwei Monate vor diesem Zeitpunkt schon einmal Stellung genommen hatte. Dennoch ist das überarbeitete Schreiben eine gute Auslegungshilfe.
BMF-Schreiben v. 24.10.2014 - IV C 5 - S - 2353/14/10002 - DOK 2014/0849647
BMF-Schreiben v. 30.09.2013 - IV C 5 - S - 2353/13/10004, BStBl 2013 I 1279
Quelle: Rechtsanwalt und Steuerberater Axel Scholz