Betriebliche Pkw-Nutzung: Was reicht als Nachweis?

Welche Unterlagen sind nötig, um die betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs nachzuweisen? Das Finanzgericht Münster hat entschieden, dass für einen beanspruchten Investitionsabzugsbetrag (IAB) eine ausschließliche betriebliche Pkw-Nutzung nicht durch nachträgliche Auflistungen nachweisbar ist. Ein Fahrtenbuch, das durch ein Computerprogramm erstellt und nicht zeitnah geführt wird, reicht nicht.

Mit Urteil vom 10.07.2019 hat das Finanzgericht Münster (FG) entschieden, dass nachträglich mittels von Computerprogrammen erstellte Auflistungen über betriebliche Fahrten nicht den Anforderungen an ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch entsprechen.

Ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch müsse zeitnah und in geschlossener Form geführt werden und die zu erfassenden Fahrten einschließlich des an ihrem Ende erreichten Gesamtkilometerstands vollständig und in ihrem fortlaufenden Zusammenhang wiedergeben.

Ob und auf welche andere Weise als durch das Führen eines ordnungsgemäßen Fahrtenbuchs eine ausschließliche oder fast ausschließliche betriebliche Nutzung eines Fahrzeugs für Zwecke des Investitionsabzugsbetrags (IAB) nachgewiesen werden kann, ist bislang nicht höchstrichterlich geklärt, so dass die Revision zum Bundesfinanzhof (BFH) zugelassen wurde.

Sachlage im Streitfall

Im aktuellen Fall bildete ein Rechtsanwalt für die geplante Anschaffung von zwei Pkws – in einem Abstand von vier Jahren – IAB nach § 7g EStG und erwarb die Pkws auch innerhalb der Reinvestitionsfristen. Beide Pkws waren dem Betriebsvermögen zugeordnet. Darüber hinaus stand noch ein weiterer Pkw für Privatfahrten zur Verfügung, der entsprechend besteuert wurde.

Im Rahmen einer Außenprüfung stellte das Finanzamt eine private Mitnutzung der Pkws fest und ermittelte die Privatnutzung mangels Fahrtenbuchs anhand der 1-%-Regelung. Ferner wurden die geltend gemachten IAB sowie Sonderabschreibungen aufgrund einer nicht fast ausschließlichen betrieblichen Nutzung versagt.

Die hiergegen eingelegten Einsprüche blieben erfolglos und das angerufene FG bestätigte die Sichtweise des Finanzamts, ließ aber die Revision zum BFH zu. Zu klären ist, ob die fast ausschließliche betriebliche Nutzung auch durch andere Unterlagen nachgewiesen werden kann.

Voraussetzungen für die Inanspruchnahme eines IAB

Grundsätzlich kann ein IAB für Wirtschaftsgüter des Anlagevermögens gebildet werden, wenn diese in einem auf das Wirtschaftsjahr des Abzugs folgenden Zeitraum von drei Jahren angeschafft oder hergestellt werden sollen.

Der IAB kann allerdings nur von kleinen und mittelständischen Unternehmen gebildet werden, wenn diese die Größenmerkmale nach § 7g Abs. 1 Nr. 1 EStG nicht überschreiten. Beispielsweise darf das Betriebsvermögen bei Gewerbebetrieben oder Freiberuflern, die ihren Gewinn durch Betriebsvermögensvergleich ermitteln, 235.000 € nicht überschreiten.

Sofern die Voraussetzungen erfüllt sind, können bis zu 40 % der tatsächlichen Aufwendungen für das betreffende Wirtschaftsgut (bis maximal 200.000 €) in Abzug gebracht werden. Ferner können im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und in den folgenden vier Jahren Sonderabschreibungen bis zu insgesamt 20 % der Anschaffungs- oder Herstellungskosten in Anspruch genommen werden.

Voraussetzung ist jedoch, dass das Wirtschaftsgut im Jahr der Anschaffung oder Herstellung und im darauffolgenden Wirtschaftsjahr in einer inländischen Betriebsstätte des Betriebs des Steuerpflichtigen ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich genutzt wird.

Wann liegt eine fast ausschließliche betriebliche Nutzung vor?

Nach der Rechtsprechung des BFH erfordert eine fast ausschließliche betriebliche Nutzung bei einem Fahrzeug eine Nutzung für betriebliche Fahrten von mindestens 90 %. An die Art und Weise des Nachweises bestehen keine Vorgaben.

Bei einem Pkw wird sich der Umfang der betrieblichen Nutzung aus tatsächlichen Gründen im Regelfall durch das Führen und die Vorlage eines Fahrtenbuchs nachweisen lassen.

In einem Urteil zum IAB hatte der BFH jedoch ausgeführt, dass es jeglicher Lebenserfahrung widerspräche, wenn ein Steuerpflichtiger die 1-%-Regelung für ein Fahrzeug in Anspruch nehme, dieses aber ausschließlich oder fast ausschließlich betrieblich nutze. Dabei könne als Durchschnittswert ein Anteil der Privatnutzung von 20 % bis 25 % angenommen werden.

Dementsprechend kann nach den Ausführungen des FG ein nicht ordnungsgemäßes Fahrtenbuch nicht als Nachweis für die fast ausschließliche berufliche Nutzung anerkannt werden. Ein Fahrtenbuch, welches mithilfe eines Computerprogramms erstellt und nicht zeitnah geführt wurde, wird grundsätzlich nicht anerkannt.

Praxishinweis

Das FG hat explizit offengelassen, ob der Nachweis einer fast ausschließlichen betrieblichen Nutzung auf andere Weise geführt werden kann als durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch. Hierzu sollten Steuerpflichtige die betrieblichen Fahrten und den Kilometerstand gut dokumentieren.

Dabei ist es wichtig, den Kilometerstand zum Jahresende festzuhalten und dies auch anhand von Werkstattrechnungen zu belegen. Nachträgliche Bestätigungen von Mitarbeitern oder aus dem Kalender errechnete Kilometer reichen grundsätzlich nicht aus. Steuerpflichtige sollten in ähnlich gelagerten Fällen das weitere Verfahren beobachten und unter Hinweis auf das anhängige Verfahren beim BFH unter dem Az. VIII R 24/19 Ruhen des Verfahrens gem. § 363 Abs. 2 AO beantragen.

FG Münster, Urt. v. 10.07.2019 - 7 K 2862/17 E

Steuerberater und Dipl.-Volkswirt Volker Küpper

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