Die Fahrtenbuchmethode

Statt durch die 1-%-Regelung kann der Arbeitnehmer seinen geldwerten Vorteil auch durch ein ordnungsgemäßes Fahrtenbuch ermitteln.

Wann ist die Fahrtenbuchmethode günstiger?

Die Fahrtenbuchmethode ist steuerlich insbesondere dann günstiger, wenn

  • der Anteil der privaten Fahrten gering ist,
  • der Listenpreis inklusive Sonderausstattung hoch ist,
  • wenige Fahrten zur Tätigkeitsstätte anfallen,
  • der Arbeitgeber den Wagen mit hohem Rabatt erworben hat,
  • der Wagen in der Bilanz des Arbeitgebers bereits abgeschrieben ist,
  • es sich um einen Gebrauchtwagen handelt oder
  • die gesamte Fahrleistung im Jahr gering ausfällt.

Berechnung des tatsächlichen Nutzungsvorteils

Der private Nutzungswert ist derjenige Anteil an den Gesamtkosten des Wagens, der dem Verhältnis der Privatfahrten zur Gesamtfahrtstrecke entspricht. Die Gesamtkosten sind die Summe der Nettoaufwendungen zuzüglich Umsatzsteuer. Die Abschreibungen gehören immer dazu, ihnen sind die tatsächlichen Anschaffungs- oder Herstellungskosten einschließlich der Umsatzsteuer zugrunde zu legen. Zu den Gesamtkosten des Fahrzeugs zählen unter anderem die Aufwendungen für Treibstoff, Wartungs- und Reparaturkosten, Steuer, Halterhaftpflicht- und Fahrzeugversicherung, Leasing- und Leasingsonderzahlungen sowie Garagen- und Stellplatzmiete.

Hinweis: Nicht zu den Gesamtkosten gehören die Kosten für Straßen- oder Tunnelbenutzungsgebühren, Unfallkosten, Kosten für Insassen- und Unfallversicherungen sowie Verwarnungs-, Ordnungs- und Bußgelder.

Bei Elektrofahrzeugen können die Aufwendungen für das Batteriesystem ab 2013 pauschal aus den Gesamtkosten herausgerechnet werden. Aus Fahrleistung und Gesamtkosten ergibt sich der Aufwand je Kilometer. Dieser Kilometersatz ist Grundlage der Steuerberechnung für die Privatfahrten, zu denen auch die Fahrten zur Tätigkeitsstätte gehören.

Beispiel: Die jährlichen Kfz-Kosten betragen brutto 10.500 € inklusive Abschreibung. Im gesamten Jahr ist der Arbeitnehmer 45.000 km mit dem Wagen unterwegs: 3.000 km davon entfallen auf Privatfahrten und 12.000 km auf Pendelfahrten zur Arbeit. Der Listenpreis des Wagens beträgt 35.000 €, die Entfernung zum Büro 25 km.

Berechnung nach Fahrtenbuchmethode:
Kosten pro km (10.500 € / 45.000 km =) 0,23 €
Geldwerter Vorteil (15.000 km x 0,23 € =) 3.450 €

Berechnung nach 1-%-Methode:
Privatfahrten (35.000 € x 1 % x 12 Monate =) 4.200 €
Fahrten zur Arbeit
(35.000 € x 0,03 % x 25 km x 12 Monate =) 3.150 €
Geldwerter Vorteil 7.350 €

Das Fahrtenbuch ist günstiger als die 1-%-Methode und halbiert die steuerliche Belastung nahezu.

Abwandlung

Die Kosten betragen brutto 15.000 €. Es werden 45.000 km gefahren, davon 30.000 km privat und 2.000 km zur Arbeit.

Berechnung nach Fahrtenbuchmethode:
Kosten pro km (15.000 € / 45.000 km =) 0,33 €
Geldwerter Vorteil (32.000 km x 0,33 € =) 10.560 €

Berechnung nach 1-%-Methode:
Privatfahrten (unverändert) 4.200 €
Fahrten zur Arbeit (unverändert) 3.150 €
Geldwerter Vorteil 7.350 €

Die Anwendung der Fahrtenbuchmethode würde die steuerliche Belastung jährlich um 3.210 € erhöhen, so dass der Arbeitnehmer die 1-%-Methode wählen sollte.

Wie muss das Fahrtenbuch aussehen?

Bei der Fahrtenbuchmethode müssen die dienstlich und privat zurückgelegten Strecken gesondert und laufend im Fahrtenbuch dokumentiert werden.

Für dienstlich unternommene Fahrten muss der Arbeitnehmer die folgenden Eintragungen machen:

  • Datum und Kilometerstand zu Beginn und Ende jeder einzelnen Auswärtstätigkeit
  • Reiseziel (bei Umwegen auch Reiseroute)
  • Reisezweck und aufgesuchte Geschäftspartner

Für die privaten Fahrten genügen Kilometerangaben, für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ein kurzer Vermerk im Fahrtenbuch.

Die Führung des Fahrtenbuchs kann nicht auf einen repräsentativen Zeitraum beschränkt werden, selbst wenn die Nutzungsverhältnisse keinen größeren Schwankungen unterliegen.

Elektronische Fahrtenbücher erkennt die Finanzverwaltung nur an, wenn sie nicht nachträglich verändert werden können bzw. solche Veränderungen vom Fahrtenbuchprogramm protokolliert werden.

Fahrtenbücher müssen zeitnah und in geschlossener Form geführt werden. Es reicht bei dienstlichen Fahrten nicht, wenn als Fahrtziele jeweils nur Straßennamen angegeben sind und diese Angaben erst mit nachträglich erstellten Auflistungen präzisiert werden können. Nach Sinn und Zweck soll das Fahrtenbuch dem Nachweis des zu versteuernden Privatanteils an der Gesamtfahrleistung dienen, dazu muss es

  • eine hinreichende Gewähr für seine Vollständigkeit und Richtigkeit bieten,
  • mit vertretbarem Aufwand auf seine materielle Richtigkeit hin überprüfbar sein und
  • zur vollständigen Wiedergabe einer Fahrt grundsätzlich die Angabe des Ausgangs- und Endpunkts enthalten.

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