Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte: Wie Sie Entfernungskilometer und Entfernungspauschale berechnen

Arbeitnehmer können für ihre täglichen Fahrten zur Arbeit eine vom gewählten Verkehrsmittel unabhängige Entfernungspauschale als Werbungskosten bei ihren Lohneinkünften abziehen.

Dies gilt auch, wenn sie die Pendelfahrten mit einem Dienstwagen durchführen. Die Pauschale wird vom Fiskus ab dem ersten Entfernungskilometer gewährt.

Folgendes ist in diesem Zusammenhang zu beachten:

  • Die Pauschale darf nur einmal pro Tag angesetzt werden (Ausnahme bei mehreren Dienstverhältnissen). Dies gilt selbst dann, wenn der Arbeitnehmer täglich mehrmals aus beruf­lichen Gründen zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte pendelt.
  • Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte beträgt 0,30 € pro Entfernungskilometer. Maßgeblich sind also nicht die tatsächlich gefahrenen Kilometer (Hin- und Rückfahrt), sondern nur die Kilometer der Entfernung. Dieser Wert muss immer auf volle Kilometer abgerundet werden.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer fährt an 218 Tagen zur Arbeit. Die einfache Entfernung dorthin beträgt 40,6 km.

Lösung:
Die Fahrten von der Wohnung zur Tätigkeitsstätte berechnen sich wie folgt:
218 Tage x 40 km x 0,30 € = 2.616 €

Der Arbeitnehmer kann also Werbungskosten von 2.616 € für die Fahrten zwischen seiner Wohnung und der Tätigkeitsstätte ansetzen.

Maßgebliche Entfernung

Für die Berechnung der Entfernungspauschale ist grundsätzlich die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte maßgebend. Dies gilt auch, wenn der Weg beispielsweise per Bus oder Rad kürzer oder länger ausfällt.

Beispiel: Ein Arbeitnehmer fährt mit der Bahn zur Arbeit. Die zurückgelegte Wegstrecke beträgt dabei 15 km, die kürzeste Straßenverbindung beträgt dagegen nur 10 km. Der Arbeitnehmer kann die Entfernungspauschale nur für 10 km ansetzen.

Eine „Hintertür“ im Einkommensteuergesetz bietet in der Praxis jedoch Steuersparpotential: Arbeitnehmer dürfen ausnahmsweise auch eine längere als die kürzeste Straßenverbindung in ihrer Einkommensteuererklärung abrechnen, wenn sie diese Strecke tatsächlich regelmäßig genutzt haben und sie dem Finanzamt glaubhaft machen können, dass die längere Strecke offensichtlich verkehrsgünstiger ist.

Hierzu müssen sie dem Amt nachweisen, dass die längere Fahrtstrecke eine Zeitersparnis mit sich bringt. Schon geringfügige Zeitersparnisse reichen hier aus, denn der Bundesfinanzhof (BFH) hat im Jahr 2011 entschieden, dass die Finanzämter keine Mindestzeitersparnis von 20 Minuten, wie dies in vorheriger Rechtsprechung formuliert wurde, voraussetzen dürfen (Urteil vom 16.11.2011 –  VI R 19/11).

Hinweis: Für den Ansatz einer längeren Wegstrecke sollten Arbeitnehmer insbesondere belegen können, dass die kürzeste Straßenverbindung verkehrsungünstiger war. Hierzu können sie Zeitungsartikel oder Staumeldungen sammeln, aus denen hervorgeht, dass auf der kürzesten Strecke häufig Staus herrschten oder Baustellen eingerichtet waren.

Anzahl der Arbeitstage

Hat ein Arbeitnehmer eine Fünftagewoche, erkennen die Finanzämter pro Jahr üblicherweise 230 Arbeitstage bei der Berechnung der Entfernungspauschale an. Sofern der Arbeitnehmer seinen ihm zustehenden Urlaub nicht genommen hat, kann er diese Tage hinzuaddieren. Bei einer Sechstagewoche werden in der Regel 280 Arbeitstage anerkannt.

Einen Rechtsanspruch auf den Ansatz von 230 bzw. 280 Arbeitstagen haben Arbeitnehmer allerdings nicht, da stets die individuell abgeleisteten Arbeitstage zählen (365 Kalendertage abzüglich Wochenenden, Feiertage, Urlaubs- und Krankheitstage etc.).

Erste Tätigkeitsstätte

Maßgeblicher Zielpunkt für die Wegstreckenberechnung bei der Entfernungspauschale ist die erste Tätigkeitsstätte des Arbeitnehmers. Als solche kommt nur eine ortsfeste betriebliche Einrichtung

  1. des Arbeitgebers,
  2. eines verbundenen Unternehmens (z.B. der Tochter- oder Muttergesellschaft) oder
  3. eines vom Arbeitgeber bestimmten Dritten (z.B. eines Kunden oder Entleihers)

in Betracht. Der Arbeitnehmer muss dieser betrieblichen Einrichtung zudem dauerhaft zugeordnet sein.

Höchstgrenze von 4.500 €

Die Entfernungspauschale ist grundsätzlich auf einen Höchstbetrag von 4.500 € im Kalenderjahr begrenzt. Diese Beschränkung gilt für

  • Strecken, die mit einem Motorrad, Motorroller, Moped, Fahrrad oder zu Fuß zurückgelegt werden,
  • Mitglieder einer Fahrgemeinschaft, allerdings nur für diejenigen Tage, an denen sie nicht den eigenen Wagen bzw. Dienstwagen nutzen (= an denen sie Mitfahrer sind, siehe Beispiel unter Punkt 2.4), und
  • die Benutzung öffentlicher Verkehrsmittel, soweit keine höheren Aufwendungen (Fahrkartenpreise) glaubhaft gemacht oder nachgewiesen werden.

Nutzt der Arbeitnehmer für die Pendelfahrten zur Arbeit seinen eigenen oder zur Nutzung überlassenen Dienstwagen, gilt der Höchstbetrag von 4.500 € nicht – er kann dann also höhere Kosten abziehen. Allerdings muss der Arbeitnehmer in diesen Fällen nachweisen, dass er die Pendelfahrten tatsächlich mit dem eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw zurückgelegt hat (z.B. durch Tachostand laut Werkstattrechnung). Die tatsächliche angefallenen Kosten für den Wagen müssen aber für einen Abzug von mehr als 4.500 € nicht nachgewiesen werden.

Fahrgemeinschaften

Jedes Mitglied einer Fahrgemeinschaft darf die Entfernungspauschale separat in Anspruch nehmen. Dies gilt auch für Eheleute, die zusammen im Auto zur Arbeit fahren. Zu beachten ist aber, dass jedes Mitglied nur die Entfernung zwischen seiner Wohnung und Tätigkeitsstätte abrechnen darf. Umwegfahrten (z.B. zum gemeinsamen Treffpunkt oder zum Abholen der anderen Mitglieder) werden vom Finanzamt nicht anerkannt. Jeder Mitfahrer muss seine Entfernungsstrecke also so berechnen, als ob er direkt zur Arbeit gefahren wäre.

Zusätzlich ist zu beachten, dass die Entfernungspauschale auf 4.500 € jährlich begrenzt ist für diejenigen Fahrten, die ein Mitglied einer Fahrgemeinschaft lediglich als Mitfahrer durchführt. Denn an diesen „Mitfahrertagen“ liegt bei ihm keine Nutzung des eigenen oder zur Nutzung überlassenen Pkw vor.

Wenn sich die Fahrer einer Fahrgemeinschaft gegenseitig abwechseln, muss die Berechnung der abziehbaren Entfernungspauschale somit in zwei Schritten erfolgen: Zunächst müssen die beschränkt abziehbaren Fahrten als Mitfahrer berechnet werden, anschließend die unbeschränkt abziehbaren Fahrten als Selbstfahrer.

Beispiel:
Bei einer wechselseitigen Fahrgemeinschaft von drei Arbeitnehmern beträgt die Entfernung zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte für jeden Arbeitnehmer 100 km. Von insgesamt 210 Arbeitstagen benutzt jeder Arbeitnehmer seinen eigenen Pkw an 70 Tagen für die Fahrten zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte.

Die Entfernungspauschale ist für jeden Teilnehmer der Fahrgemeinschaft wie folgt zu ermitteln:

Ermittlung für „Mitfahrertage“:
140 Arbeitstage × 100 km × 0,30 € = 4.200 €

(keine Kostenkappung, da Höchstbetrag von 4.500 € nicht überschritten)

Ermittlung für „Selbstfahrertage“:
70 Arbeitstage × 100 km × 0,30 € = 2.100 €
(unbegrenzt abziehbar)

insgesamt abziehbar somit 6.300 €

Nutzung unterschiedlicher Verkehrsmittel

Nutzt ein Arbeitnehmer verschiedene Verkehrsmittel, um zur Arbeit zu kommen (z.B. ein Park-&-Ride-Modell), muss die Entfernungspauschale in mehreren Schritten berechnet werden. Zunächst wird die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ermittelt, anschließend dann die Teilstrecken, die auf die Nutzung des eigenen Pkw und der öffentlichen Verkehrsmittel entfallen.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer fährt an 220 Arbeitstagen zunächst mit seinem Pkw zum nächsten Bahnhof (Fahrtstrecke 30 km) und von dort mit der Bahn zu seiner ersten Tätigkeitsstätte (Fahrtstrecke 100 km). Für Bahntickets bezahlt er insgesamt 2.160 € pro Jahr. Die kürzeste Straßenverbindung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte beträgt 100 km.

Lösung:

Kostenabzug für Pkw-Fahrten:

220 x 30 km x 0,30 = 1.980 €

Kostenabzug für Bahnfahrten:

Von der kürzesten Straßenverbindung entfallen 70 km auf die Bahnnutzung (100 km – 30 km), somit beträgt die Entfernungspauschale:

220 x 70 km x 0,30 € = 4.620 €; maximal jedoch  4.500 €
Abzug insgesamt 6.480 €

Für die Bahnfahrten greift also isoliert der Höchstbetrag von 4.500 €. Die tatsächlichen Kosten für die Bahntickets bleiben unberücksichtigt, weil sie unterhalb der insgesamt errechneten Entfernungspauschale liegen.

Abgeltungswirkung der Pauschale

Durch den Ansatz der Entfernungspauschale sind grundsätzlich sämtliche Kosten abgegolten, die für die Pendelfahrten zur Arbeit entstehen. Der Arbeitnehmer kann also neben der Pauschale grundsätzlich keine weiteren Kosten für die Fahrten abrechnen (z.B. Parkgebühren, Finanzierungs- und Reparaturkosten, Folgekosten eines Diebstahls, ADAC-Beitrag, Versicherungsbeiträge etc.). Nicht abziehbar sind zudem die Gebühren für die Nutzung eines Straßentunnels oder einer mautpflichtigen Straße.

Zusätzlich abzugsfähig sind allerdings Unfallkosten, sofern sich der Unfall auf der Fahrt zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte ereignet hat.

Hinweis: Ein Unfall ist auch dann abzugsfähig, wenn er sich auf einer Umwegfahrt zum Tanken oder zur Abholung eines Mitfahrers einer Fahrgemeinschaft ereignet hat. Hat sich der Unfall allerdings unter Alkoholeinfluss oder auf einer privaten Umwegfahrt des Arbeitnehmers (z.B. zum Einkauf) ereignet, sind die Unfallkosten nicht abziehbar.

Zu den Unfallkosten gehören in erster Linie Reparaturkosten am eigenen Wagen sowie am Fahrzeug des Unfallgegners. Erhaltene Versicherungserstattungen müssen allerdings gegengerechnet werden.

Hinweis: Reparaturkosten sind auch dann abzugsfähig, wenn der Arbeitnehmer auf den Erstattungsanspruch von der Versicherung verzichtet hat, um seinen Schadensfreiheitsrabatt zu retten. Springt dagegen die Vollkaskoversicherung ein, ist nur die Selbstbeteiligung absetzbar.

Wird auf die Reparatur des Wagens verzichtet, kann die Wertminderung des Kfz als außergewöhnliche technische Abnutzung geltend gemacht werden. Dies ist jedoch nur möglich, wenn die gewöhnliche Nutzungsdauer des Fahrzeugs noch nicht abgelaufen ist (regelmäßig sechs Jahre).

Auch „Nebenkosten“ des Unfalls sind abziehbar. Dazu gehören die Kosten für die Schadensbeseitigung an Gepäck und Kleidung, Gebühren für einen Mietwagen während des Werkstattaufenthalts, Aufwendungen für Sachverständige, Anwalt, Gericht, Abschleppwagen, Taxi und Telefonate.

Hat der Pkw des Arbeitnehmers auf dem Weg zur Arbeit einen Motorschaden (z.B. weil er versehentlich mit Benzin statt mit Diesel betankt wurde), sind die Kosten für einen Austauschmotor nach einhelliger Meinung von Finanzverwaltung und BFH nicht neben der Entfernungspauschale als Werbungskosten abziehbar.

Hinweis: Auch Geldbußen, Ordnungs- oder Verwarnungsgelder dürfen vom Arbeitnehmer nicht zusätzlich abgezogen werden.

Mehrere Arbeitsverhältnisse

Arbeitnehmer, die in mehreren Dienstverhältnissen stehen und denen Aufwendungen für die Wege zu mehreren auseinanderliegenden ersten Tätigkeitsstätten entstehen, können die Entfernungspauschale für jeden Weg zur ersten Tätigkeitsstätte ansetzen. Dies gilt, wenn sie am Tag zwischenzeitlich in ihre Wohnung zurückkehren.

Beispiel:
Ein Arbeitnehmer hat zwei Dienstverhältnisse. Die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte des ersten Dienstverhältnisses beträgt 20 km, die Entfernung zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses beläuft sich auf 25 km. Er fährt (an 220 Arbeitstagen) zunächst zum ersten Dienstverhältnis, kehrt von dort nach Hause zurück und fährt anschließend von zu Hause aus zum zweiten Dienstverhältnis.

Lösung:
Die Entfernungspauschale für Fahrten zwischen Wohnung und Tätigkeitsstätte, die der Arbeitnehmer ansetzen kann, berechnet sich wie folgt:

Erstes Dienstverhältnis:

220 Tage x 20 km x 0,30 € = 1.320 €

Zweites Dienstverhältnis:

220 Tage x 25 km x 0,30 € = 1.650 €

Insgesamt kann der Arbeitnehmer damit eine Entfernungspauschale in Höhe von 2.970 € geltend machen.

Sofern ein Arbeitnehmer seine Wohnung zwischendurch nicht anfährt, sondern er seine Tätigkeitsstätten nacheinander abfährt, können die Entfernungsstrecken zwischen der Wohnung und den Tätigkeitsstätten grundsätzlich aufaddiert werden. Allerdings darf die Entfernung höchstens mit der Hälfte der zurückgelegten Gesamtstrecke (Wohnung à Tätigkeitsstätte 1 à Tätigkeitsstätte 2 à Wohnung) angesetzt werden.

Beispiel:

Ein Arbeitnehmer steht in zwei Dienstverhältnissen. Vormittags fährt er von seiner Wohnung zunächst seine Tätigkeitsstätte des ersten Dienstverhältnisses an (Entfernung von der Wohnung: 30 km). Nachmittags fährt er direkt weiter zur Tätigkeitsstätte des zweiten Dienstverhältnisses (Fahrtstrecke 40 km, Entfernung von der Wohnung 50 km). Von dort fährt er abends zurück zu seiner Wohnung.

Lösung:

Bei 220 Arbeitstagen rechnet das Finanzamt wie folgt:

Entfernung der beiden Tätigkeitsstätten von der Wohnung:

30 km + 50 km = 80 km

Zurückgelegte Gesamtstrecke:

30 km + 40 km + 50 km = 120 km : 2 = 60 km

Der Arbeitnehmer erhält die Entfernungspauschale für 60 km, somit insgesamt 3.960 € (220 Tage x 60 km x 0,30 €).

Menschen mit Behinderung

Behinderte Menschen können anstelle der Entfernungspauschale die tatsächlichen Kosten für die Wege zwischen Wohnung und erster Tätigkeitsstätte absetzen. Dies gilt, wenn ihnen entweder

  • ein Grad der Behinderung von mindestens 70 zuerkannt worden ist oder
  • ihr Grad der Behinderung zwischen 50 und 70 liegt und sie in ihrer Bewegungsfähigkeit im Straßenverkehr erheblich beeinträchtigt sind.

Sofern sie die tatsächlich entstandenen Kosten nicht im Einzelnen gegenüber dem Finanzamt nachweisen wollen, können sie stattdessen einen pauschalen Kilometersatz von 0,30 € pro gefahrenem Kilometer (nicht Entfernungskilometer!) in ihrer Steuererklärung absetzen. Voraussetzung ist, dass sie einen eigenen Pkw oder einen Dienstwagen für die Fahrten verwenden.

Unfallkosten, die auf solch einer Fahrt entstanden sind, können neben dem pauschalen Kilometersatz als Werbungskosten berücksichtigt werden.

Hinweis: Bringt eine dritte Person einen behinderten Arbeitnehmer arbeitstäglich mit dessen (Dienst-)Wagen zur Arbeit und holt sie ihn später wieder ab, darf der Arbeitnehmer auch die Leerfahrten seines Fahrers als Werbungskosten abziehen (entweder mit 0,30 € pro gefahrenem Kilometer oder mit den tatsächlichen Kosten). 


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