Werfen Sie doch einfach Ihre Eingangsrechnungen weg...

Unser Gastautor und Experte Sascha Hartmann geht im folgenden Beitrag auf die oft gestellte Frage ein, ob Sie Papierbelege nach der Digitalisierung tatsächlich vernichten dürfen.

Hierzu gibt es neuere rechtliche Entwicklungen, die Sie auf jeden Fall – vor dem Wegwerfen der Eingangsrechnungen – beachten müssen.

Zum Autor: Sascha Hartmann ist Geschäftsführer der G+M Belegdepot Steuerberatungsgesellschaft mbH, die sich seit ihrer Gründung im Jahr 2007 ausschließlich mit digitaler Finanz- und Lohnbuchfhrung für Unternehmen beschäftigt (Mehr Infos zu G+M-Belegdepot sehen Sie im Infokasten rechts).

Hinweise zur elektronischen Erfassung und Aufbewahrung von Eingangsrechnungen (Ersetzendes Scannen)

Die zunehmende Digitalisierung der Wirtschaft ist nicht aufzuhalten. Dennoch werden Rechnungen weit überwiegend nicht digital versendet, sondern auf Papier.

Obwohl die Vorteile des digitalen Rechnungsversands auf der Hand liegen, z.B. durch die Ersparnis bei den Portokosten oder durch einen schnelleren Versand, scheint sich der Grundsatz „Nur Gedrucktes ist Wahres“ beim Rechnungsversand noch dominierend in den Unternehmen zu halten.

Für all die Unternehmen, die sich dazu entschließen, ihre interne Rechnungsbearbeitung und –aufbewahrung zu digitalisieren, stellt sich die Frage, unter welchen Voraussetzungen Eingangsrechnungen, nachdem sie digitalisiert wurden, weggeworfen werden können, also „ersetzend“ eingescannt werden dürfen.

Bisweilen bestehen noch große Unsicherheiten in den Unternehmen ob die Papierbelege nach dem Scannen risikolos vernichtet werden dürfen. Es wird insbesondere befürchtet, dass Finanzbehörden die Vorlage der Originalbelege z.B. im Falle einer steuerlichen Betriebsprüfung doch noch verlangen könnten.

In den Unternehmen führt dies häufig zu einer Verdopplung des Aufwandes, da sowohl die Papierbelege als auch die gescannten Belege, aufbewahrt werden.

Wichtige Hinweise zum ersetzenden Scannen geben zum einen das BMF-Schreiben zu den GoBD vom 14.11.2014 sowie die Muster-Verfahrensdokumentation der Bundessteuerberaterkammer und des Deutschen Steuerberaterverbandes vom März 2014.

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Darüber hinaus zeigt eine Simulationsstudie der Universität Kassel die Rechtssicherheit von nur noch digital vorliegenden Eingangsrechnungen auf.

Hinweise zum ersetzenden Scannen in den GoBD

Im BMF-Schreiben zu den Grundsätzen zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff (GoBD) vom 14.11.2014 wird auch auf die elektronische Erfassung und Aufbewahrung von Papierdokumenten eingegangen.

Papierdokumente werden durch den Scanvorgang in elektronische Dokumente umgewandelt, wobei das Verfahren dokumentiert werden muss.

Im BMF-Schreiben wird daher gefordert, dass eine Organisationsanweisung erstellt wird, die unter anderem regelt:

  • wer scannen darf,
  • zu welchem Zeitpunkt gescannt wird (z. B. beim Posteingang, während oder nach Abschluss der Vorgangsbearbeitung),
  • welches Schriftgut gescannt wird,
  • ob eine bildliche oder inhaltliche Übereinstimmung mit dem Original erforderlich ist,
  • wie die Qualitätskontrolle auf Lesbarkeit und Vollständigkeit und
  • wie die Protokollierung von Fehlern zu erfolgen hat.

Die konkrete Ausgestaltung dieser Verfahrensdokumentation ist abhängig von der Komplexität der Geschäftstätigkeit und der Organisationsstruktur sowie des eingesetzten DV-Systems.

Eine vollständige Farbwiedergabe ist bei den gescannten Dokumenten nur erforderlich, wenn der Farbe Beweisfunktion zukommt (z. B. Minusbeträge in roter Schrift, Sicht-, Bearbeitungs- und Zeichnungsvermerke in unterschiedlichen Farben).

Weiter wird geregelt, dass für Besteuerungszwecke eine elektronische Signatur oder ein Zeitstempel nicht erforderlich ist. Wichtig erscheint der Hinweis, dass im Anschluss an den Scanvorgang die weitere Bearbeitung nur mit dem elektronischen Dokument erfolgen darf.

Die Papierbelege sind demnach dem weiteren Bearbeitungsgang zu entziehen, damit auf diesen keine Bemerkungen, Ergänzungen usw. vermerkt werden können, die auf dem elektronischen Dokument nicht enthalten sind.

Lt. BMF-Schreiben dürfen nach dem Einscannen die Papierdokumente vernichtet werden, soweit sie nicht nach außersteuerlichen oder steuerlichen Vorschriften im Original aufzubewahren sind.

Der Steuerpflichtige muss entscheiden, ob Dokumente, deren Beweiskraft bei der Aufbewahrung in elektronischer Form nicht erhalten bleibt, zusätzlich in der Originalform aufbewahrt werden sollen.

Muster-Verfahrensdokumentation

Die GoBD fordern eine Organisationsanweisung für den Digitalisierungsvorgang. Die Bundessteuerberaterkammer (BStBK) und der Deutsche Steuerberaterverband e.V. (DStV) haben bereits im März 2014 die Antwort hierauf gegeben und eine Muster-Verfahrensdokumentation zur Digitalisierung und elektronischen Aufbewahrung von Belegen inkl. Vernichtung der Papierbelege vorgestellt.

Sie soll Unsicherheiten bei den Unternehmen beseitigen und die Grundlage dafür schaffen, Belege nach dem Scanvorgang zu vernichten, ohne gegen geltende Ordnungsmäßigkeitsnormen zu verstoßen.

Diese Muster-Verfahrensdokumentation gibt Unternehmen Formulierungshilfen für den Aufbau und den Inhalt einer Verfahrensdokumentation, wenn

  • buchführungs- bzw. aufzeichnungspflichtige Belege (Eingangsrechnungen),
  • die originär in Papierform vorliegen bzw. empfangen werden,
  • nach deren Eingang digitalisiert (z. B. per Scanner oder Fax) und
  • die Originale anschließend vernichtet werden.

Die Vernichtung der originalen Papierbelege soll bei Anwendung der Muster-Verfahrensbeschreibung ohne negative Folgen für die Ordnungsmäßigkeit und insbesondere die Beweiskraft der Buchführung bzw. Aufzeichnungen bleiben.

Die Verfahrensdokumentation muss auf die konkreten Prozesse im Unternehmen angepasst werden und gibt – gerade auch für kleine und mittlere Unternehmen – ein Verfahren vor, das umsetzbar und praktikabel ist.

Die Verfahrensbeschreibung steht in Einklang mit Sinn und Zweck der Richtlinie RESISCAN – Ersetzendes Scannen (BSI TR RESISCAN – 03138). Diese Technische Richtlinie formuliert technische, personelle und organisatorische Anforderungen an die Ausgestaltung des Scanprozesses und Empfehlungen, die den Beweiswert des Scanprodukts erhalten sollen.

Weitere Rechtssicherheit durch Simulationsstudie der Universität Kassel

Weder die GoBD noch die Muster-Verfahrensdokumentation sichern explizit die Beweiskraft einer nur noch digital vorliegenden Rechnung zu.

Wie so oft, kommt es auf den Einzelfall an. Bisher besteht jedoch keine Erfahrung damit, inwieweit sich ersetzend gescannte Dokumente in Beweisaufnahmen vor Gerichten bewähren.

Diese Unsicherheit hemmte bislang die Verwendung des ersetzenden Scannens erheblich. Die Simulationsstudie der Universität Kassel, welche im Januar 2014 veröffentlicht wurde, hatte das Ziel, die Beweiskraft von nur noch digital vorliegenden Belegen vor Gericht zu simulieren.

Hierbei wurden 14 Gerichtsverfahren vor Finanz- und Zivilgerichten mit echten Richtern, echten Rechtsanwälten und echten Sachverständigen simuliert.

Das Ergebnis der Studie enthält ein durchweg positives Signal zugunsten des ersetzenden Scannens. Es zeigt, dass auch ohne höchste Sicherungen ein Anspruch mittels eines ersetzend gescannten Belegs erfolgreich bewiesen werden kann.

Richter akzeptierten gescannte Dokumente im Prozess ebenso wie eine Papierkopie. Einreden zur Verlässlichkeit des Scannens, wurden nur näher geprüft, wenn die Echtheit substantiiert bestritten wurde.

In diesem Fall wurde eine Prüfung des Scan-Vorgangs, der Maßnahmen zur Qualitätssicherung und zu Motiv und möglichen Mittel der Verfälschung vorgenommen.

Als Quintessenz der Studie ist festzuhalten, dass die Beweisführung für Unternehmen in Zivil- und Steuerprozessen in der Regel auch mit ersetzend gescannten Dokumenten möglich ist.

Fazit und Ausblick

Das Einscannen von Eingangsrechnungen ist ein weiterer Schritt, die Abläufe im Unternehmen zu digitalisieren. Unternehmensprozesse wie der Rechnungseingangsprozess (Erfassung ? Prüfung ? Zahlung ? Archivierung) können vereinfacht und Kosten eingespart werden.

Zusätzlich können nun – unter bestimmten Voraussetzungen – die Original-Papierrechnungen vernichtet werden.

Mit den neuen GoBD, die in diesem Punkt durchaus positiv zu beurteilen sind, sowie mit der Muster-Verfahrensdokumentation werden auch kleinere und mittlere Unternehmen in die Lage versetzt, Verfahren im Unternehmen einzuführen und zu dokumentieren, die die Vernichtung von eingescannten Papierdokumenten ermöglichen.

Dieser Schritt sollte jedoch gut vorbereitet werden, um hier größtmögliche Rechtssicherheit zu erlangen. Gleichzeitig bleibt festzuhalten, dass das Einscannen von Papierrechnungen nur ein „Zwischenschritt“ im Digitalisierungsprozess sein kann.

Der Einsatz von originär digitalen Belegen könnte den Scanprozess gänzlich überflüssig machen. Zu diesem Zweck wurde im Jahr 2014 das neue Dateiformat „ZUGFeRD“ (Zentraler User Guide Forum elektronischer Rechnung Deutschland) vorgestellt. Bei diesem Format handelt es sich um ein PDF-Dokument mit eingebetteter – maschinenlesbarer – XML-Datei.

 

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Firmenporträt: G+M Belegdepot

Die G+M Belegdepot Steuerberatungsgesellschaft mbH beschäftigt sich bereits seit ihrer Gründung im Jahr 2007 ausschließlich mit digitaler Finanz- und Lohnbuchführung für Unternehmen.

Als „Spezialeinheit für digitale Buchführung“ wurde die Gesellschaft von der renommierten G+M Steuerberatung Dr. Gebhardt + Moritz Steuerberatungsgesellschaft mbH in Fulda gegründet. Die G+M Gruppe mit Standorten in Fulda und in Bad Salzungen ist eine moderne Wirtschaftskanzlei mit jeweils eigenständigen Gesellschaften für die Bereiche Steuerberatung, Wirtschaftsprüfung, Rechtsberatung, Wirtschaftsberatung und Belegdepot.

Im Fokus von G+M Belegdepot steht der Nutzen für die Kunden  im Bereich der Finanz- und Lohnbuchhaltung. Durch eine digitalisierte Buchführung, bei der die Belege mit einem modernen Dokumentenscanner direkt beim Kunden eingelesen und alle weiteren Buchhaltungsdaten mit Schnittstellen aus der EDV der Unternehmen übernommen werden, verkürzt sich die Vorbereitungszeit beim Kunden erheblich.

Eingangsrechnungen werden eingescannt und über eine sichere Datenverbindung übertragen. Ausgangsrechnungen werden im besten Fall als Datei aus der Fakturierungssoftware zur Verfügung gestellt oder ebenfalls eingescannt.

Bankumsätze werden mit Zustimmung des Kunden direkt beim Kreditinstitut abgerufen und für die Kassenbuchführung werden, falls erforderlich, entsprechende Vorlagen zur Verfügung gestellt. Die komplette Auftragsbuchführung kann schnell und sicher erstellt werden, ohne dass ein einziger Papierbeleg das Unternehmen verlässt.

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